Описание системы
Система ЭЛКОС-АЗС заменяет собой весь участок бухгалтерии, отвечающий за учет и контроль сменных отчетов АЗС. В системе происходит контроль каждого сменного отчета, расчет недостач и излишков, суммирование информации за отчетный период. Связь с бухгалтерской программой производится посредством 5—10 проводок в месяц.
Версия системы для MS-DOS работает в текстовом режиме дисплея. Управление производится через пункты меню, сочетаниями клавиш (hot keys, shortcuts) или мышью. При вводе сменного отчета оператор заполняет последовательно все разделы:
- движение денежных средств,
- состав смены,
- инкассация,
- поступление,
- реализация,
- остаток ГСМ,
- контроль ТРК,
- реализация ГСМ по безналичному расчету (талоны, кредитные карты и т. п.),
- товарно-транспортные накладные.
Наши программисты и постановщики долго работали над тем, чтобы, с одной стороны, оптимизировать и облегчить ввод документов, а с другой — дать возможность оператору исправлять ошибки, возвращаться назад. В системе предусмотрено несколько режимов контроля безошибочного ввода. Контроль осуществляется методом перекрестных проверок соответствующих данных по разным разделам сменного отчета.
В системе имеется модуль работы с ТРК. В справочник АЗС вводится список топливно-раздаточных колонок, далее при вводе реализации ГСМ оператор вводит показания ТРК на конец смены. Суммарный расход программа рассчитывает автоматически. Каждый сменный отчет — «именной», т. е. указан оператор, который его вводил в систему.
Разграничение доступа к разным разделам и функциям системы производится с помощью именных паролей и уровней доступа, задаваемых на каждого пользователя системы. В любой момент при работе в системе можно вызвать подробную контекстную подсказку. Все основные данные: АЗС, операторы, ГСМ, цены на ГСМ, сбор за выбросы, поставщики, нефтебазы и т. п. хранятся в справочниках.
В системе применен ряд алгоритмов для расчета недостач и излишков. Контроль за недостачей ведется по наличным деньгам, по талонам, по сливу ГСМ, по реализации, в том числе с использованием коэффициентов естественной убыли. Имеется возможность вести сложную политику отпускных цен на ГСМ, иметь различные цены на разных АЗС и по разным видам кредитных карт/талонов, а также временно вводить специальные цены.
Назначение системы
Данная система предназначена для обработки сменных отчетов операторов АЗС.
Область применения
Наша система предназначена для фирм, владеющих автозаправочными станциями. Особо незаменима система при обработке сменных отчетов с нескольких АЗС.
Требования к операторам
Минимальное знание работы с компьютером (включение компьютера и запуск программы, знание клавиатуры).
Интеграция с существующими бухгалтерскими программами
Настройка бухгалтерских счетов и субсчетов, печать ведомости проводок за период на основании накопленных данных, «сквозные» табельные номера с программами расчета заработной платы, автоматическая интеграция в принципе возможна.
Сетевая версия
Есть, количество пользователей не ограничено. На каждое рабочее место необходима отдельная лицензия.
Требования к оборудованию
Минимальные требования к оборудованию:
компьютер IBM PC 386, 4 МБ оперативной памяти, 5 МБ свободного места на жестком диске под программу и рабочие файлы (база данных для сетевой версии хранится на файл-сервере, при использовании локальной версии необходимо также место на жестком диске для хранения баз).
Оптимальное оборудование:
IBM PC AT 486 DX/2-66, RAM 8 МБ, принтер формата А3 (локальный и/или сетевой).
Операционная система
В настоящее время существует версия для MS-DOS, разрабатывается версия для Windows 95.
Сетевая операционная система
Windows NT, Windows for Workgroups, Windows 95, NetWare и другие.
Перспективы развития
Написание модуля «Lite» для ввода сменного отчета непосредственно оператором на АЗС; поддержка модемной связи.
Виды отчетов в системе
- Сводная ведомость по накладным;
- накопительная ведомость по учету нефтепродуктов;
- сводная ведомость по реализации нефтепродуктов;
- сводная ведомость по движению денежных средств;
- сводная ведомость недостачи по выручке;
- сводная ведомость недостачи по литрам;
- сводная ведомость недостачи по талонам;
- сводная ведомость излишков по талонам;
- ведомость реализации ГСМ операторами;
- проводки;
- отпускные цены на ГСМ;
- цены поставщиков на ГСМ;
- ведомость по передвижным АЗС;
- счета-фактуры.
