После поступления бланков талонов из типографии они заносятся на склад.
Клиент, желающий приобрести ГСМ по талонам заносится в справочник клиентов, с ним заключается договор.
Клиенту выписывается счет на оплату (не обязательное условие).
Поступившие на расчетный счет и в кассу деньги разносятся по клиентам.
Клиент получает бланки талонов на ГСМ. При этом ему выдается накладная с указанием марки топлива, номинала талона, количества листов и литров. Если требуется, то в этот момент клиенту можно выдать счет-фактуру на выданные талоны. При этом для автоматизации процесса выдачи талонов первый и последний номер талона из каждой выдаваемой пачки талонов считываются ручным сканером штрихового кода.
Схема движения документов, денег и талонов на ГСМ
Далее, клиент заправляется на любой из АЗС, где принимаются данные талоны. Никакого дополнительного оборудования на АЗС устанавливать не требуется. При желании можно установить стандартный детектор подлинности денежных купюр. На АЗС раздаются только образцы талонов и описание их степеней защиты. Рекомендуется требовать от клиентов ставить свою печать на оборотную сторону талона. На АЗС оператор гасит талон штампом АЗС с указанием номера АЗС и даты гашения. Если на бланке талона предусмотрен отрывной корешок, то на нем также проставляется штамп АЗС и он отдается водителю.
После инкассации погашенных талонов, их привозят вместе со сменными отчетами в офис, где с помощью ручного и/или автоматического сканера штрихового кода их проверяют по базе данных. При этом происходит автоматический расчет реализации топлива для каждого клиента. Учет реализации производится в количественном выражении (литрах по каждой марке топлива) и в денежном выражении по ценам выдачи талонов. Возможна кредитная схема расчетов с клиентами по факту отпуска им топлива по талонам.
После проверки талонов по базе занных (гашения) и хранения в течении установленного по законодательству срока погашенные бланки талонов подлежат уничтожению. Повторное использование бланков талонов недопустимо.
