Описание системы
Система ЭЛКОС-ТАЛОН заменяет собой весь участок бухгалтерии, работающий с клиентами и талонами, включая отдел заключения договоров. Мы позиционируем нашу систему ЭЛКОС-ТАЛОН как отдельную бухгалтерско-аналитическую систему учета, при необходимости интегрирующуюся с информационной системой предприятия.
В системе учитывается весь путь прохождения талона на ГСМ (поступление на склад, выдача клиенту, гашение на АЗС, гашение на АЗС фирм-партнеров). Также учитываются все взаиморасчеты с клиентами, ведется лицевой счет (сальдо) на каждого клиента. Основной задачей, которая ставилась перед нами при разработке данной системы, являлось отслеживание реализации ГСМ каждому клиенту, и, как следствие возможности подобного учета, — правильный бухгалтерский учет и значительная экономия средств на налогах.
При внедрении системы ЭЛКОС-ТАЛОН полностью исключается появление фальшивых талонов, у руководства появляется возможность анализировать работу системы безналичных расчетов по талонам, эффективно планировать закупку нефтепродуктов, гибко строить ценовую политику при работе с клиентами, проводить бизнес-анализ. В системе ЭЛКОС-ТАЛОН для облегчения внедрения и переходного процесса предусмотрена возможность параллельного хождения «новых» и «старых» талонов.
В системе происходит ввод и выписка всех форм первичных документов:
- банковских выписок и приходных ордеров,
- счетов на предоплату за ГСМ,
- накладных на гсм по талонам или актов приема-передачи талонов,
- актов на возврат/списание талонов,
- журналов и отчетов по реализации,
- складских справок,
- счетов-фактур на выданные талоны и счетов-фактур на фактически отпущенное топливо.
Специально для процессинговых компаний имеется возможность полностью формировать книгу продаж.
Система ЭЛКОС-ТАЛОН полностью исключает появление фальшивых талонов. Производится перекрестный контроль вводимых данных с целью полностью исключить возможные ошибки при вводе информации.
Система ЭЛКОС-ТАЛОН предназначена для учета талонов на ГСМ, имеющих серию и уникальный номер, но ориентирована на учет талонов, имеющих маркировку серии и номера в виде штрихового кода. При этом штрих-код должен быть дублирован его цифровым обозначением.
Для облегчения выдачи талонов можно применять ручной лазерный сканер штрихового кода, для ввода погашенных талонов применяется ручной лазерный сканер, а при большом объеме талонов рекомендуется применение автоматического сканера-счетчика талонов.
Назначение системы
Система ЭЛКОС-ТАЛОН предназначена для учета обращения талонов на ГСМ, реализации ГСМ клиентам. Система берет на себя весь участок работы с клиентами, учитывает реальные суммы реализации, формирует книгу продаж. Система полностью исключает появление фальшивых талонов.
Область применения
Система ЭЛКОС-ТАЛОН, разрабатываемая и сопровождаемая нами на протяжении восьми лет, предназначена как для небольших фирм, имеющих одну или несколько АЗС и желающих увеличить реализацию ГСМ за счет привлечения корпоративных клиентов, так и для крупных региональных сетей АЗС, наверняка имеющих свои системы безналичных расчетов, но желающих перейти на качественно новый уровень автоматизации.
Также наша система в полной мере соответствует всем потребностям процессинговых компаний, не имеющих собственных АЗС, но эмитирующих талоны на ГСМ, которые принимаются по соответствующим договорам на АЗС фирм-партнеров. Система ЭЛКОС-ТАЛОН позволяет учитывать любой объем талонов: от небольших до миллионов талонов в месяц.
Требования к пользователям системы
Минимальное знание работы с компьютером (включение компьютера и запуск программы, знание клавиатуры, работа с мышью). Желательно умение работать в бухгалтерских программах. При внедрении системы ЭЛКОС-ТАЛОН специалисты Фирмы «ЭЛКОС» приводят обучение сотрудников и дают практические навыки работы с программным обеспечением.
Интеграция с существующими бухгалтерскими программами
Специалисты Фирмы «ЭЛКОС» имеют большой опыт интеграции системы ЭЛКОС-ТАЛОН с существующими бухгалтерскими системами (1С, ПАРУС, ИНФИН, БЭСТ и др.). Мы являемся авторизованными франчайзи 1С и имеем возможность самостоятельно интегрировать при необходимости нашу систему с корпоративной бухгалтерской системой. Вопросы интеграции нашей системы с существующими бухгалтерскими программами решаются в каждом конкретном случае индивидуально на этапе внедрения нашего ПО.
Сетевая (многопользовательская) версия
В настоящий момент имеется сетевая версия системы ЭЛКОС-ТАЛОН, в которой количество пользователей не ограничено. На каждое рабочее место необходимо приобрести отдельную лицензию. Каждое рабочее место при этом полнофункционально, т. е. на любом компьютере, включенном в локальную сеть офиса и на котором установлена система ЭЛКОС-ТАЛОН, можно выполнять любую операцию, допустимую в программе. При этом действуют ограничения доступа пользователей к разным модулям, формам и действиям в программе, накладываемые администратором системы или системным администратором.
Требования к оборудованию
Минимальные требования к оборудованию
Компьютер Intel Pentium-II или более современный, 128 МБ оперативной памяти, 35 МБ свободного места на жестком диске под программу и рабочие файлы (база данных для сетевой версии хранится на файл-сервере, при использовании локальной версии необходимо также место на жестком диске для хранения баз). Средний объем дискового пространства для базы данных можно рассчитать по следующей формуле: 400 МБ при хранении в базе 1 млн. талонов.
Оптимальное оборудование
Intel Celeron 2 ГГц, 256 МБ RAM, 1 ГБ свободного дискового пространства, лазерный принтер формата А4 (локальный и/или сетевой). Для учета талонов с нанесенным штриховым кодом применяется ручной или автоматический сканеры штрихового кода. В качестве операционной системы рекомендуется Windows 2000 или Windows XP.
В качестве ручного сканера рекомендуется использование лазерного сканера фирмы Metrologic (США) с интерфейсом RS232, а в качестве автоматического — устройство фирмы , Multiscan (США), AXIOME (Швейцария), или компании «НТ-ГРАФ» (Россия). Все это оборудование, включая его установку, настройку и дальнейшее техническое сопровождение вы можете приобрести в Фирме «ЭЛКОС». В случае необходимости мы осуществляем поставку, установку и настройку компьютеров, серверов, сканеров штрихового кода, установку локальных сетей.
Операционная система
Операционная система Windows 98 SE, Windows 2000, Windows XP или более новая версия.
Сетевая операционная система
Windows 2000, Windows XP PRO, Windows 2003.
Виды отчетов в системе
В системе предусмотрена выдача следующих отчетов:
- ведомость выдачи талонов (3 различных отчета);
- ведомость «Талоны на руках» (3 различных отчета);
- остатки талонов на складе (3 различных отчета);
- отчет по реализации (10 различных отчета);
- оборотные ведомости по клиентам (2 различных отчета);
- ведомость «Остатки авансов» (2 различных отчета);
- ведомость взаиморасчетов с фирмами (необходим модуль «Взаиморасчеты»);
- ведомость расчета прибыли (необходим модуль «Взаиморасчеты»);
- счета на оплату;
- накладные;
- акты приема-передачи талонов клиентам;
- акты проверки гашения талонов;
- приходно-кассовые ордера;
- книга продаж;
- счета-фактуры.
Также имеются некоторые другие отчеты и отчеты, разрабатываемые и устанавливаемые индивидуально.
