Рекомендуем следующую последовательность работы с программой ЭЛКОС-ТАЛОН версии 4.1.
Начало работы с программой
После установки программы необходимо настроить ее под вашу организацию и ввести данные в справочники программы.
Для этого последовательно занесите следующую информацию:
- в настройках программы последовательно проверьте, и при необходимости откорректируйте настройки по умолчанию применительно к вашей организации и вашей учетной политике;
- настройте все пути и каталоги на вкладках «Каталоги / База данных» и «Каталоги / Договора, шаблоны документов». Подробнее об этих настройках смотри в главе руководства пользователя «Настройка рабочих каталогов»;
- введите все необходимые реквизиты собственного предприятия на вкладке «Свои реквизиты». Подробнее об этих настройках смотри в главе руководства пользователя «Настройка реквизитов предприятия»;
- выполните все необходимые настройки на вкладке «Настройки программы». Подробнее об этих настройках смотри в главе руководства пользователя «Служебные настройки программы»;
- предварительно определив учетную политику вашего предприятия в области формирования книги продаж и выдачи счетов-фактур, выполните настройки вкладки «Счета-фактуры». Подробнее о выборе учетной политике смотри в главе руководства пользователя «Выбор системы ведения счетов-фактур и книги продаж». Подробнее о настройках счетов-фактур смотри в главе руководства пользователя «Настройка счетов-фактур»;
- если вы используете ручной, полуавтоматически или автоматический сканер штрихового кода, то Вам необходимо сделать соответствующие настойки на вкладке «Оборудование». Подробнее об этих настройках смотри в главе руководства пользователя «Настройка оборудования»;
- если вы находитесь не в России и/или если ваша национальная валюта отлична от рубля, то выполните соответствующие настойки на вкладке «Регион». Подробнее об этих настройках смотри в главе руководства пользователя «Региональные настройки»;
- занесите всех пользователей программы в справочник «Пользователей». Каждому пользователю дайте необходимые уровни доступа. Не рекомендуется изменять уровни доступа у администратора. Рекомендуется каждому пользователю программы ЭЛКОС-ТАЛОН дать собственные логин и пароль, а также определить их уровни доступа к разным формам и разделам программы. Все действия, производимые в программе логируются, то есть записываются в журнал событий с указанием даты, времени, типа совершаемого действия и кода пользователя;
- заполните справочник «Справочник ГСМ». Занесите туда все виды топлива, по которым вы выпускаете талоны. Подробнее о заполнения этого справочника смотри в главе руководства пользователя «Ввод и редактирование справочника ГСМ»;
- заполните справочник «Справочник АЗС». Перечислите в нем все ваши АЗС, на которых принимаются ваши талоны. В случае, если у вашей организации нет собственных АЗС, то этот справочник можно не заполнять. Подробнее о заполнения этого справочника смотри в главе руководства пользователя «Ввод и редактирование справочника АЗС»;
- заполните справочник «Справочник фирм». Перечислите в нем все фирмы, с которыми у вас есть договора о приеме на их АЗС ваших талонов. Конкретные АЗС фирм — партнеров перечислять не требуется, так как учет в программе ведется в целом по фирме без аналитики по конкретным их АЗС. В случае, если взаиморасчеты с фирмами построены по более сложному принципу, например для АЗС фирмы, территориально находящихся в Москве у вас существует одна договорная цена взаиморасчетов, а для АЗС фирмы, находящихся в подмосковье у вас существует другая договорная цена, то рекомендуем завести в справочник фирм две записи, например «Фирма, Москва» и «Фирма, подмосковье». При этом необходимо чтобы талоны, погашенные на московских АЗС Фирмы сдавались Вам отдельно от талонов, погашенных на подмосковных АЗС Фирмы. Если ваши талоны принимаются только на ваших собственных АЗС, то этот справочник можно не заполнять. Подробнее о заполнения этого справочника смотри в главе руководства пользователя «Ввод и редактирование справочника фирм»;
- если в вашем регионе действует региональный сбор за выбросы загрязняющих веществ (несколько копеек с одного литра проданного топлива), то заполните справочник «Сбор за выбросы». Подробнее о заполнении этого справочника смотри в главе руководства пользователя «Ввод и редактирование справочника сборов за выбросы»;
- заполните справочник «Цены на ГСМ». В этом справочнике необходимо указать базовые цены, по которым вы продаете талоны на ГСМ своим клиентам. Базовая цена — эта устанавливаемая руководством вашей фирмы отпускная цена ГСМ по талонам большинству ваших клиентов. Если для некоторых клиентов действуют специальные цены или дисконт, то их можно впоследствии будет указать для этих клиентов в «Справочнике клиентов». В любом случае, персональный дисконт клиенту рассчитывается исходя из базовой цены, действующей на дату выдачи талонов. Подробнее о заполнении этого справочника смотри в главе руководства пользователя «Ввод и редактирование справочника цен на ГСМ»;
- заполните справочник «Серии талонов». Подробнее о заполнения этого справочника смотри в главе «Ввод и редактирование справочника серий талонов», подробнее о сериях талонов смотри в главе руководства пользователя «Нумерационный план»;
- заполните справочник «Справочник клиентов». Занесите туда всю необходимую информацию о ваших клиентах, получающих у вас талоны на ГСМ. Подробнее о заполнении этого справочника смотри в главе руководства пользователя «Работа со справочником клиентов»;
- затем необходимо занести информацию о полученных из типографии талонах на склад. Если в настройках вашей программы не используется двухуровневый склад талонов, то занесите информацию о поступлении талонов на местный склад. Если выбрана работа с двухуровневым складом талонов, то необходимо все поступление талонов из типографии занести на главный склад, а затем оформить перемещение части тиража (или всего тиража) на местный склад. Подробнее о заполнении этих справочников смотри в главе руководства пользователя «Работа со складом талонов».
По окончании всех вышеперечисленных действий можно приступать к работе с программой ЭЛКОС-ТАЛОН.
Начало работы с клиентами
С новым клиентом можно заключить договор и приложение с фиксированными ценами (или просто указать необходимый дисконт). Все это делается в справочнике клиентов. Договор и приложение к нему не являются обязательными для функционирования программы ЭЛКОС-ТАЛОН.
Клиенту можно выписать счет на оплату с указанием номиналов, количества и стоимости талонов на ГСМ. Счет на оплату желателен, так как на основании его в дальнейшем можно быстро и удобно сформировать накладную, но не обязателен для функционирования программы ЭЛКОС-ТАЛОН.
Оплату за талоны, полученную от клиента, разносят в формах «Выписок» или «Приходно-кассовых ордеров», в зависимости от формы оплаты (безналичной или наличной).
Выдачу талонов производят в форме «Выдача талонов».
Поступившие с АЗС погашенные (отоваренные) талоны заносят в программу в формах «Гашения», в зависимости от применяемого при гашении оборудования.
