Отличия версии 4 от версии 3.3
1. Система безопасности
В программу внесены кардинальные изменения, призванные повысить защищенность данных и документов в базе данных. Общее название всего пакета изменений «Система безопасности».
В составе «Системы безопасности» сделано следующее:
- Добавлен справочник пользователей программы. Каждый пользователь программы теперь имеет собственное имя для входа в программу и собственный уникальный пароль.
- У каждого пользователя имеется свой персональный набор прав действий в программе. У администратора программы есть возможность раздавать различные права другим пользователям для доступа к каждому конкретному разделу программы, форме или документу. Это делает «Систему безопасности» абсолютно гибкой и наделяет ее безграничными возможностями.
- На каждый раздел программы, каждую форму или документ каждому пользователю может быть присвоен один из 12 возможных уровней доступа. Каждый последующий уровень доступа включает в себя все возможности всех предыдущих уровней, то есть с увеличением уровня доступа к каждой отдельной форме права данного пользователя повышаются. Для некоторых форм реализованы не все права доступа, а только те, которые имеют для этой формы смысл. Список имеющихся уровней доступа:
- Нет прав на открытие этой формы;
- Доступна только вкладка «документ» на чтение;
- Вся форма доступна только на чтение;
- Вся форма доступна только на чтение и на печать документов из нее;
- Доступ на добавление нового документа или записи в справочник;
- Доступ на исправление «своего» документа, сделанного не ранее N дней назад. Количество N дней задается в настройках программы;
- Доступ на исправление любого «своего» документа;
- Доступ на исправление или удаление «своего» документа, сделанного не ранее N дней назад;
- Доступ на исправление документа, сделанного не ранее N дней назад;
- Доступ на исправление или удаление любого «своего» документа;
- Доступ на исправление любого документа;
- Доступ на исправление или удаление документа, сделанного не ранее N дней назад;
- Доступ на исправление или удаление любого документа, Доступ к справочнику пользователей, доступ к настройкам.
- Введена глобальная настройка «Открытый период». «Открытый период» устанавливается администратором в настройках программы по своему усмотрению. Все даты вновь создаваемых, редактируемых или удаляемых документов, а также даты гашения талонов теперь должны попадать в «Открытый период». В противном случае программа запретит пользователю любое изменение, проводимое в «Закрытом периоде».
- Теперь практически все действия в программе ЭЛКОС-ТАЛОН записываются в специальный журнал действий. Причем в этот журнал записываются как сами действия (создание, изменение, удаление документа, записи в справочник и т.п.), так и имя пользователя, произведшего эти изменения, а также дата и время, когда эти действия были произведены.
2. Настройки программы
- Сильно изменился внешний вид формы и всех внутренних вкладок «Настроек программы». В связи с появлением новых функций в программе количество настроек сильно увеличилось. Теперь все настройки расположены более упорядоченно, к некоторым настройкам даны новые, уточненные и откорректированные по смыслу подписи.
- Появилась возможность подключать к программе ЭЛКОС-ТАЛОН дополнительные программы и модули, разрабатываемые специалистами фирмы «ЭЛКОС» персонально для некоторых своих клиентов. Для хранения новых внешних модулей в «Настройках программы» имеется настройка на «Каталог внешних функций, а в меню соответствующий пункт для их запуска.
- В «Настройках программы» появились поля для хранения ФИО должностных лиц. Эти ФИО используются для печати на некоторых документах. Данные настройки может оперативно изменять администратор программы без вызова специалиста для переделки бланка документа.
- Появилась возможность печатать на документах разные реквизиты собственного предприятия без исправления настроек программы.
- Для фирм, эмитирующих талоны с ограниченным сроком действия, появилась возможность автоматически, через «Настройки программы» устанавливать «Срок действия талонов». Причем «Срок действия талонов» устанавливается как «абсолютный», то есть до конкретного числа включительно, так и «относительный», то есть количество календарных дней с момента выдачи этих талонов.
- Появилась возможность задавать расчетную ставку НДС и НГСМ, а также ставку НДС, указываемую при печати счетов фактур на выдаваемые талоны, по реализации, на авансы и сторно авансов.
3. Контекстный поиск клиента в справочнике
Во всей программе, где бывает необходимо найти нужного клиента, сделан контекстный поиск клиента. Клиента можно найти по части наименования и/или части номера договора. Причем можно вводить любую часть наименования клиента или номера его договора, в том числе и из середины слова.
4. Все справочники и формы для ввода документов
- В рамках системы безопасности проводится проверка на уровень доступа каждого пользователя к тому или иному справочнику или форме программы.
- Все изменения в справочниках и формах заносятся в Журнал изменений, с указанием, какой пользователь произвел это изменение, какого числа и в какое время.
- Исправлены найденные в процессе эксплуатации программы ошибки и неточности, отредактированы тексты и сделаны более понятными сообщения программы, возникающие при неправильных действиях пользователей.
- Во многих формах добавились новые кнопки, облегчающие работу пользователей с программой ЭЛКОС-ТАЛОН
5. Справочник клиентов
- Появилась возможность быстрого редактирования реквизитов клиента, минуя картотеку. Для этого достаточно ввести номер договора.
- У каждого клиента появилась настройка «Персональные скидки (дисконт)». С помощью этих полей этой настройки можно задать персональную скидку, которая будет в дальнейшем автоматически учитываться при создании счета на оплату этому клиенту и накладной на выдачу талонов. Скидку можно указать «в рублях», то есть сумму скидки с одного литра любого топлива, или «в процентах». В случае скидки «в процентах» программа будет вычитать указанный процент из базовой цены одного литра топлива и затем округлять полученную сумму до целой копейки.
- У каждого клиента появилась настройка «Особенности расчета реализации. Ставка НДС=0%». При установленной этой настройке программа будет создавать все счета на оплату, накладные и счета-фактуры этому клиенту с указанием ставки НДС 0%.
- У каждого клиента появилась настройка «Особенности расчета реализации. Счета фактуры на аванс и по реализации не создавать». При установленной этой настройке программа не будет автоматически предлагать создать счета-фактуры на аванс при занесении выписки и ПКО, а также не будет создавать счета-фактуры по реализации.
- Полностью переделана вкладка «Договор с клиентом» Теперь из этой вкладки можно создать и распечатать Договор с клиентом на основании неограниченного числа специально настроенных шаблонов договоров. Работа с текстами договоров производится в текстовом редакторе MS WORD-97 или более современной его версии. Сам текст созданного договора автоматически сохраняется и доступен в дальнейшем для просмотра, повторной печати или корректировки.
- В программе ЭЛКОС-ТАЛОН сделан новый документ- «Приложение к Договору», в котором теперь можно задавать конкретные цены и объемы топлива, отпускаемого клиенту по талонам. «Приложение к Договору» можно распечатать так же, как и Договор с клиентом. Цены на каждый вид топлива или дисконт на каждый вид топлива, указанные в «Приложении к Договору», используются при создании счета на оплату и накладной на выдачу талонов.
6. Справочник серий талонов
- Теперь в программе ЭЛКОС-ТАЛОН можно учитывать талоны с маркировкой серии из одной или двух букв или цифр. Ранее учитывались талоны, имеющие маркировку серии только из двух цифр. Автоматизированно, с помощью сканера штрихового кода, учитываются талоны, имеющие маркировку из двух букв или цифр.
- Теперь в программе можно одновременно учитывать талоны разных выпусков, при условии, что серии одинаковых номиналов и видов топлива этих выпусков различны.
7. Склад талонов
- Реализован двухуровневый склад талонов. Теперь при необходимости можно оформлять поступление большой партии талонов на «Главный склад», а затем по мере необходимости производить перемещение талонов «Главного склада» на «Местный склад». Выдачу талонов можно осуществлять только с «Местного склада».
- Для каждой партии талонов в базе данных хранится дата их поступления на склад. Эта дата проверяется при перемещениях талонов на складе, а также при построении оборотной ведомости по складу.
- Отчеты по остаткам на складе можно делать как по отдельности на разных складах, так и в сумме по всем складам.
8. Цены на ГСМ по талонам
Цена ГСМ при занесении счета на оплату и накладной автоматически подставляется из Приложения к договору с этим клиентом, а при его отсутствии - из справочника базовых цен с учетом персонального дисконта этого клиента. Вручную откорректировать цену на ГСМ имеет право лишь тот пользователь, у которого есть соответствующий доступ к справочнику цен.
9. Счета на оплату
- Появилась возможность выписывать счета только на сумму, без указания вида топлива и номиналов талонов.
- Сделана связь между счетами на оплату и накладными. При занесении накладной в базе запоминается, что по данному счету на оплату уже производилась выдача талонов, и он в следующий раз при выдаче талонов не будет показан в списке доступных счетов. При удалении накладной отметка о выдаче талонов с соответствующего счета снимается.
- Сделана связь между счетами на оплату и банковскими выписками и приходно-кассовыми ордерами, по которым заносится оплата. При занесении выписки или приходно-кассового ордера в списке счетов на оплату показываются только неоплаченные счета. При удалении соответствующей выписки или приходно-кассового ордера отметка об оплате с соответствующего счета снимается.
10. Выдача старых/прочих талонов
Исправлена ведомость «Остатки авансов». Теперь обороты по выдаче старых/прочих талонов отражаются в этой ведомости отдельной графой.
11. Гашение талонов и сверка/исправление гашения талонов
- При полуавтоматическом гашении сделана возможность одновременного подключения к одному компьютеру и ручного и полуавтоматического сканеров штрихового кода.
- Если у Вас нет программы для обработки сменных отчетов «ЭЛКОС-АЗС», то теперь при гашении программа не будет предлагать Вам сделать сверку с результатами гашения или сверки/исправлении результатов гашения по сменным отчетам.
- Изменен алгоритм группировки информации при отображении результатов сверки/исправлении результатов гашения и при последующей распечатке «Актов проверки гашения».
12. Счета-фактуры
- Все счета-фактуры для удобства работы с ними вынесены в отдельный пункт меню.
- Оптимизирована форма создания «Прочих счетов-фактур». Появилась возможность корректировать суммы налогов и стоимость товара без налогов вне зависимости от используемой ставки НДС (подгон копеечек).
13. Книга продаж
Изменен отчет «Книга продаж». Приведен в соответствие с законодательством внешний вид отчета. Строки отчета печатаются в соответствующих графах, в зависимости от ставки НДС, использованной при создании конкретного счета-фактуры.
14. Отчеты
- Добавлен «Общий отчет по реализации».
- Отчеты по остаткам на складе теперь можно делать как по отдельности на «Главном складе» и «Местном складе», так и в сумме по всем складам.
- Добавлен «Общий отчет по талонам на руках».
- Исправлена ведомость «Остатки авансов». Теперь обороты по выдаче старых/прочих талонов отражаются в этой ведомости отдельной графой.
- Оборотную ведомость по складу теперь можно делать как по «Главному складу», так и по «Местному складу».
